En la definición de preservación digital de la UNESCO como «procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales», se aprecia las posibilidades, amenazas y desafíos a los que enfrentarse. Si bien la propia UNESCO identifica como la mayor amenaza para la continuidad digital «la desaparición de los medios de acceso», los retos no terminan ahí. El noble objetivo de la preservación digital de mantener los archivos seguros, accesibles y utilizables, independientemente de que el formato original sea digital o digitalizado, tiene cada vez más complejidad en esta era de desarrollo tecnológico. Este ámbito, tan importante como complejo, incluye numerosos pasos con el objetivo de garantizar la accesibilidad y la originalidad de nuestro patrimonio documental en el largo plazo.
Por otro lado, y siendo conscientes de que no es realista pretender preservar todo sino que se ha de llevar a cabo una selección, una serie de estrategias y buenas prácticas recomendadas por la UNESCO pueden ayudar a facilitar la accesibilidad permanente que busca la preservación digital:
- Colaborar con los productores (creadores y distribuidores) para aplicar normas que prolonguen la vida efectiva de los medios de acceso y reduzcan los problemas a resolver.
- Guardar el material en lugares seguros.
- Controlar el material utilizando metadatos estructurados y otros documentos que faciliten el acceso y ayuden durante todo el proceso de preservación.
- Proteger la integridad y la identidad de los datos.
- Elegir los medios apropiados para proporcionar acceso pese a los cambios tecnológicos.
- Administrar los programas de preservación para que alcancen sus objetivos de manera económica, oportuna, global, dinámica y responsable.
«La digitalización produce un nuevo formato de nuestro patrimonio cultural, casi tan valioso como los incunables que guardamos en el depósito».
Los cambios constantes. Quizás uno de los más tangibles es el cambio en los soportes de almacenamiento: en un disco duro o en la nube podemos albergar millones de archivos y datos. Antes de la nube, y en cuestión de pocos años, hemos visto pasar distintos soportes que sí se degradan con el tiempo, como lo hacían los disquetes, las cintas de vídeo o los cd.
Gracias al proceso de preservación digital, los procesos de gestión son más sencillos y ágiles. Cada vez contamos con herramientas digitales de búsqueda, consulta, análisis, préstamo… más avanzadas que permiten un acceso a los documentos mucho más rápido, eficaz y sencillo.
Desafíos de la preservación digital
Si bien accesibilidad y conservación son dos pilares fundamentales, la preservación digital presenta unos retos importantes a los que enfrentarse a diario:
1.- Ciberseguridad: no cabe duda de que la exposición a robos y ataques informáticos de cualquier archivo o contenido accesible desde la red es mucho mayor que la de todo lo que se encuentra en el universo offline.
2.- Obsolescencia de los soportes: en cuestión de un par de décadas hemos convivido con disquetes, cds, laser discs, cdis, dvds, pendrives… su duración es temporal y se hace imprescindible buscar alternativas de almacenamiento confiables.
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3.- Requisitos legales: las distintas normativas relacionadas con distintas leyes, desde derechos de autor hasta los relacionados con las propiedades públicas suelen obstaculizar los procesos.
4.- Imprevistos y catástrofes: nadie puede prever que un incendio, un terremoto, un derrumbe… puedan derivar en importantes daños a los distintos soportes. Disponer de copias en distintas ubicaciones siempre es una buena opción. Pensemos en el reciente incendio en la sede uno de los centros de datos más importantes de Europa, que ha afectado a miles de empresas de todo el continente.
5.- Imprescindible actualización de las personas que desempeñan las tareas informáticas y técnicas relacionadas con la preservación digital. La tecnología avanza a pasos de gigante y quienes se encargan de buscar las mejores soluciones en preservación han de estar al día.
6.- Necesaria estandarización para evitar las barreras de acceso.
Xepreserver, la solución de Xercode
Ante una misión tan delicada, compleja e imprescindible, se vuelve necesario contar con una solución solvente y escalable de la mano de un equipo técnico preparado para los retos que están por venir.
Xepreserver es una solución completa, flexible e interoperable acorde al modelo funcional OAIS, (Open Archival Information System), se basa en estándares y permite el almacenamiento en sistemas o en la nube. Es compatible con múltiples formatos y está diseñada sobre herramientas open source, lo que mejora la sostenibilidad financiera y técnica de la preservación, a la vez que aporta una garantía de implantación.
