Los archivos de las diputaciones provinciales representan la historia viva de sus ciudadanos, instituciones y del territorio en el que se ubican y ejercen un papel esencial como custodios de este legado documental y patrimonial.
Estas entidades acogen una cantidad ingente de documentación generada durante décadas por las instituciones provinciales y locales, desde la creación de las diputaciones a partir de la Constitución de Cádiz de 1812.
La misión principal de los archivos, que dependen orgánicamente de las diputaciones, es la de preservar, clasificar y, al mismo tiempo, promover el acceso de todo este patrimonio entre los ciudadanos de su provincia.
Por ello, cumplen históricamente un importante papel tanto en materia de conservación como de fuente de información para la investigación científica o etnográfica, al contar en sus registros con todo tipo de actas y documentos que permiten reconstruir los hábitos de vida, las relaciones comerciales o la evolución política de esa región en concreto.
Conservación, difusión y asesoramiento
Estas funciones primordiales han evolucionado con el paso del tiempo, en paralelo a los cambios sociales y, en particular, a la propia legislación y las responsabilidades asociadas de las diputaciones provinciales.
La diputación, dependiente del Gobierno central, se convirtió en el instrumento básico de gestión de su respectiva demarcación. Con el Estatuto provincial de 1925, la normativa configuró definitivamente a la provincia como entidad local, al margen de su consideración como circunscripción administrativa del Estado.
Estas instituciones, que gozan de plena autonomía local, se consolidaron como importantes entidades en el apoyo y cooperación con los gobiernos municipales, especialmente en materia de infraestructuras y en la corrección de desequilibrios.
Del mismo modo, los archivos ejercen un papel destacado en la asistencia técnica a municipios en la gestión de documentos, catalogación y protección de este tipo de patrimonio.
https://xebook.es/los-archivos-municipales-pieza-clave-de-la-memoria-colectiva-local/
De hecho, desde finales de los 70, se comenzaron a desarrollar en todo el Estado una serie de programas de colaboración archivística desde las diputaciones provinciales y forales, cabildos y consejos insulares y comunidades autónomas.
La Diputación de Pontevedra destacó entre sus homólogas por contar con un programa de colaboración pionero con archivos municipales, el más antiguo de los registros (datado de 1979). Desde entonces ha prestado servicio a estas entidades en la organización y actualización de sus propios archivos.
También se conformó el grupo de trabajo de Archiveros de Diputaciones, Consejos Insulares y Cabildos, con el objetivo de crear un punto de encuentro y un foro de debate sobre problemáticas y experiencias profesionales en este ámbito.
Camino hacia la digitalización
Con el paso de los años, estas entidades se han convertido a la vez en archivos históricos, intermedios y administrativos, y han tenido que afrontar los retos de la digitalización y la implantación de las nuevas tecnologías de gestión electrónica para preservar y difundir esa visión global del ciclo histórico de estos documentos.
Durante el Coloquio Internacional sobre ‘Administración de documentos y Servicios a la ciudadanía en la administración electrónica’, organizado por el Gobierno del Principado de Asturias y el Ministerio de Cultura en el marco del E-DOCPA en el año 2006, diversos expertos apuntaron la urgencia de atender esa mudanza en los procesos de gestión y adaptarse a los avances técnicos.
En este contexto, la docente y archivista Elena Rivas destacó las potencialidades de los archivos para la implantación de la administración electrónica y la importancia de los nuevos procesos de gestión para la conservación y accesibilidad de los documentos, al representar un paso adelante para dar un mejor servicio a los ciudadanos.
“No debemos olvidar nunca nuestro objetivo final: conseguir que nuestras administraciones conserven accesibles los documentos que prueban su actividad, y asegurar que el ciudadano puede ejercer su derecho de acceso a los documentos. Hay que coger este tren, porque de él depende el futuro de los archivos y, lo que es mucho más importante, el futuro de nuestras organizaciones”, aseguró.
Quince años después, la adaptación de este tipo de entidades sigue siendo dispar, pero existe una mayor concienciación sobre la importancia de potenciar las acciones de digitalización para garantizar la preservación del patrimonio documental y facilitar su gestión.
Los archivos en Galicia
En el caso de Galicia, los archivos de las cuatro diputaciones provinciales se encuentran en situaciones muy diversas. Durante el siglo XIX y parte del XX, su trayectoria estuvo marcada por expurgos, ausencia de recursos humanos y económicos y precariedad, lo que dificultó sus funciones de conservación de toda esta documentación histórica.
Sin embargo, y a pesar de contar con esta historia tan similar, los archivos de las diputaciones gallegas han experimentado un desarrollo muy diferente, sobre todo desde la década de los 80.
El archivo de la Diputación de Pontevedra destaca entre ellos por su carácter pionero en el establecimiento de políticas archivísticas, especialmente en aquellas relacionadas con la digitalización y la administración electrónica.
Formar parte da memoria colectiva desta cidade é un orgullo! Grazas ós xornalistas gráficos que inmortalizaron os nosos pasos na cidade, encántanos ver a evolución do servizo👏
🔗Accede ó arquivo completo do material liberado por @Depo_es e @aprensaVigo en https://t.co/ypwxdpnGe6 pic.twitter.com/CsglWg5nuR— Transporte urbano de Vigo (@VitrasaVigo) January 18, 2022
Este archivo custodia desde documentos producidos por la institución hasta fondos privados y de otras administraciones y entidades de la provincia, como el desaparecido Instituto Nacional de Colonización o la Colección documental Gaspar Massó, uno de los pioneros del proceso de industrialización en Galicia.
El proceso de informatización de la institución arrancó en 1996, con la implantación de los instrumentos de descripción y del nuevo cuadro de clasificación, hasta el posterior estreno de la web del Servicio de Patrimonio Documental y Bibliográfico.
Entre 2015 y 2016 se desarrolló la herramienta de gestión on line que emplea software libre AtoM y Koha y que permite dar asistencia a las instituciones públicas ubicadas dentro de la provincia, el préstamo en línea y el acceso de los usuarios a la documentación digitalizada.
https://xebook.es/ventajas-y-funcionalidades-del-software-libre-koha-para-la-gestion-integral-de-bibliotecas/
Otro servicio es la puesta en marcha del portal Atopo, que permite adentrarse en los fondos digitalizados del archivo de forma instantánea, desde cualquier dispositivo y parte del mundo.
El portal #ATOPO, punto de consulta de los fondos y colecciones #documentales de la @depo_es, estrena nuevas funcionalidades.
El objetivo es mejorar la #accesibilidady la experiencia de usuario.
#archivos #patrimoniodocumental
https://t.co/I037R9uWfF pic.twitter.com/Yul4rIqgee— Xercode Media Software (@xercode) August 24, 2022
Todos estos avances situaron a este archivo en una posición mucho más avanzadas que sus homólogas provinciales, especialmente sobre la implantación y desarrollo de la Administración Electrónica.
En el año 2018, el archivo de la Diputación de Pontevedra ya contaba con diversas herramientas generadas para dar pasos adelante. A Coruña y Ourense habían iniciado registros y procedimientos, mientras Lugo se situaba en el polo opuesto.
https://xebook.es/los-archivos-municipales-pieza-clave-de-la-memoria-colectiva-local/
En otras latitutes, el archivo de la Diputación de Salamanca es otra muestra de adaptación en la gestión de los procesos de estas entidades a las nuevas tecnologías y a la administración electrónica.
El centro conserva miles de documentos que se remontan al siglo XII, como aquellos que pertenecen al Fondo de Beneficencia y que permiten reconstruir parte de la historia social salmantina.
Desde Xercode, además del archivo de la Diputación de Pontevedra, prestamos servicios al de Salamanca a través de xearchive, el servicio integral de gestión de archivos basado en el sistema Archives Access to Memory (AtoM), y de xepreserved, especializado en la preservación digital acorde al modelo funcional Open Archival Information System (OAIS).
Fotografía principal: procedente del Archivo de la Diputación de Pontevedra
