Tal y como se define en el Portal de la Administración Electrónica del Gobierno de España, «el documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado». El documento electrónico es el eje sobre el que girará la administración en el medio plazo, lo que la convertirá en la e-Administración. Alcanzar este objetivo derivará en un sistema mucho más práctico, sencillo, ágil y proactivo. Quedarán atrás las miles de horas perdidas en el ejercicio burocrático administrativo y la accesibilidad se convertirá en una característica inherente al nuevo presente. Diremos adiós al papel, a la recogida y traslado de documentos y a la presencialidad como único sistema de verificación de autenticidad. El documento electrónico estará en el centro del mundo digital.
En todas estas cuestiones se adentra el libro “La gestión del documento electrónico”, que narra la historia de un gran reto en doble sentido: para sus autores, coordinados por Gerardo Bustos Pretel, y para la sociedad, porque permitirá el culmen de la transformación digital. La obra recoge 40 artículos de 30 autores con los que pretende ofrecer una aproximación técnica y jurídica al documento electrónico como eje de la e-Administración. Se trata de un nuevo enfoque en el que el ciudadano se encuentra en el centro y la propia Administración utiliza los datos y conocimientos que tiene sobre este para facilitarle cualquier tipo de gestión
El nuevo Reglamento de Administración Electrónica
El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, conocida popularmente como el nuevo Reglamento de Administración Electrónica, se sitúa en el epicentro y se erige como principal instrumento jurídico del funcionamiento electrónico del sector público.
El Real Decreto desarrolla el reglamento de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público en relación a esta temática. Sus principios generales y las reglas de funcionamiento, canales y protección del usuario son una declaración de intenciones, vamos a verlos.
Principios que deberá cumplir la Administración electrónica
Constituyen en sí mismos un resumen de las líneas que deberá seguir la Administración.
1.- Neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas.
2.- Accesibilidad, para garantizar los principios de igualdad y no discriminación de las personas usuarias.
3.- Facilidad de uso: el usuario estará en el centro, por lo que la exigencia de conocimiento técnico para el manejo de estas herramientas será mínima.
4.- Proporcionalidad en las medidas de seguridad y garantías.
5.- Personalización y proactividad: la Administración utilizará los conocimientos que tiene sobre el usuario para adelantarse a sus necesidades.
Canales y acceso
Serán variados y diferentes, pensados para que el usuario sea quien decida cuáles quiere utilizar: presencial, páginas web, redes sociales, teléfono, e-mail y cualquier otro canal de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Sistemas de identificación
Un punto interesante es la amplitud de identificación y autenticación de documentos, que considerarán válidos:
- Sistemas de identificación de las sedes electrónicas y sedes electrónicas.
- Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
- Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.
- Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.
Por su parte, las firmas de cada empleado público serán personales, con doble identificación y con pseudónimo.
Seguridad de los datos
La nueva normativa también pone el foco en la protección de los datos, especialmente cuando han de intercambiarse entre distintas entidades o administraciones de distinto rango, como local, autonómico o estatal.
El nuevo reglamento concreta al detalle todas las especificaciones de cada paso del proceso, de cara a la protección del usuario y del propio sistema, con el objetivo primordial de convertir el modus operandi actual de la Administración en una forma de hacer, acceder y ser enfocada a ofrecer un servicio público sencillo, ágil y accesible para todos.
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