Este mes de febrero nos ha permitido conocer las importantes mejoras que la recién lanzada nueva versión de Open Journal System (OJS) ha incorporado. Son cambios que en gran parte derivan del propio flujo de información y valoración de la experiencia con OJS de sus propios usuarios y que afectan a distintos aspectos del proceso de trabajo con esta herramienta. Todas estas mejoras se aplican a OJS, OMP (Open Monograph Press) y OPS (Open Preprint Systems). Podemos resumirlos en estos seis puntos:
MEJORAS DE OJS 3.3:
– Facilidad de uso y accesibilidad mejoradas
– Cambios en el panel y en los menús de navegación
– Mejoras en la gestión de envíos
– Cambios en la terminología del tipo de revisión
– Mejoras en la gestión y comunicación de usuarios
– Nuevas funciones para revistas multilingües
Los cambios más significativos en el flujo de trabajo que se encontrarán los usuarios de OJS, ya sean gerentes, editores, autores o revisores, son los que han derivado en la simplificación y optimización de la experiencia de usuario. Procesos más sencillos, más concretos que permitirán acortar los tiempos de trabajo y mejorarán los resultados. Afectan principalmente a dos aspectos: envíos y comunicación.
Lo nuevo en envíos
- Cambios en la carga de archivo de envío: Los autores ya pueden cargar varios archivos a la vez y es posible arrastrar y soltarlos, con lo que el proceso es ahora más sencillo. Además, la información que antes se implementaba a través de los metadatos, ahora puede facilitarse durante el flujo de trabajo.
- Los nuevos filtros de envío permiten organizar según editor y problema asignado: Gracias al filtro de editor, los administradores de revistas pueden saber cuántos envíos están asignados a un editor y hacer un seguimiento de su trabajo. Por su parte, el de problemas permite a editores identificar qué envíos son urgentes y cuáles cuentan con un margen temporal mayor.
- Ahora, directores y editores pueden deshabilitar los envíos de una revista, una posibilidad de gran utilidad para aquellas revistas que ya no publican contenido nuevo.
- Revertir una decisión rechazada en las etapas de envío y revisión. De esta manera, se restaura a la etapa anterior.
Lo nuevo en comunicación
- Exportar usuarios a excel: Poder disponer de la lista de usuarios en CSV implica un importante avance de cara a la interacción entre procesos, como por ejemplo, el envío de correos o newsletters con herramientas de uso ampliamente extendido como Mailchimp o Mailrelay.
- Notificaciones a varios usuarios con un mismo rol: Ahora es posible enviar un mismo e-mail a diferentes usuarios, aunque la función no viene activada por defecto.
- Filtros agregados a la lista de plantillas de correo según la etapa del flujo de trabajo.
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El flujo de información y experiencias en en el Foro de la comunidad PKP (Public Knowledge Project), ha permitido llegar a un consenso sobre nuevas necesidades y ha hecho posible implementar estas mejoras.
