¿Sabes en qué consiste la catalogación de materiales bibliográficos? En este post encontrarás todos los detalles. Además, te explicamos qué es y cuáles son las funciones de los módulos de catalogación de los SIGB.
Catalogación de materiales bibliográficos, ¿qué es y para qué sirve?
La catalogación bibliotecaria es el proceso técnico de describir y organizar los recursos bibliográficos, como libros, revistas, grabaciones de audio, videos, y otros materiales, de manera sistemática y coherente para facilitar su acceso y recuperación por parte de los usuarios de una biblioteca.
¿Cuál es su objetivo? Crear registros bibliográficos que contengan información detallada sobre los elementos de un recurso, como el título, autor, fecha de publicación, editor, número de páginas, y otros datos relevantes. Estos registros se organizan en el catálogo de la biblioteca, ya sea en formato digital o en papel.
Por supuesto, se trata de un proceso en el que se siguen unas normas determinadas con el fin de unificar la manera en la que se presenta la información a la comunidad en el catálogo. En España se utilizan las Reglas de Catalogación Españolas, basadas en las Reglas de Catalogación Angloamericanas (AACR2), pero adaptadas al contexto y las necesidades específicas de habla hispana.
Formatos de intercambio bibliográfico
Los formatos de intercambio bibliográfico son estándares que se utilizan para codificar y compartir datos bibliográficos en formato electrónico. Además, su uso permite la interoperabilidad entre diferentes sistemas de gestión de bibliotecas y bases de datos, lo que facilita la transferencia de información bibliográfica.
Algunos de los más conocidos son:
- MARC (Machine Readable Cataloging). Diseñado en la década de los 60 por Henriette Avram para la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos. Existen diversas versiones de este estándar, entre las que destaca MARC 21, que a su vez cuenta con 5 formatos diferentes, cada uno de ellos con sus propias características y finalidades.
- Dublin Core. Es un conjunto de elementos de metadatos simples desarrollado por la Dublin Core Metadata Initiative. Se trata de una herramienta que resulta bastante útil en bibliotecas virtuales y repositorios de contenido en línea.
- UNIMARC. Publicado en 1977 el Grupo de Trabajo sobre designadores de contenido de la IFLA. UNIMARC facilita la transferencia de información bibliográfica entre distintas instituciones bibliotecarias a nivel nacional, a través de la utilización de un lenguaje compartido.
Módulos de catalogación en los SIGB
Los sistemas integrados de gestión de bibliotecas (SIGB) son un conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar en la gestión y automatización de las operaciones de una biblioteca. Además, se caracterizan por utilizar una base de datos única para procesar las diversas funciones del sistema.
Por otro lado, integran diferentes módulos que se encargan de la realización de tareas específicas. Al estar interrelacionados entre sí y con la propia base de datos, solo requieren la información que necesitan, agilizando los procesos y evitando duplicidades.
Entre todos ellos, destaca el módulo de catalogación. Su función es esencial en la organización y acceso a los materiales bibliográficos. Así, lleva a cabo tanto el análisis documental como la creación de los registros bibliográficos y está estrechamente vinculado con el control de autoridades, la recuperación de la información, la lista de términos y la información relacionada con las existencias de los fondos bibliotecarios.
Veamos ahora cada una de sus funciones en detalle:
Entrada de datos bibliográficos
Los módulos de catalogación facilitan la entrada de datos bibliográficos. En estos módulos, los catalogadores o bibliotecarios ingresan información detallada sobre los materiales que la biblioteca adquiere o recibe, como el título, el nombre del autor, el editor, la fecha de publicación y el número de ISBN o ISSN, entre otros. De esta manera, se identifica y describe de manera única cada elemento de la colección.
Creación de registros
Estos módulos también permiten la creación de registros bibliográficos coherentes y estructurados para cada elemento de la colección, así como su modificación y consulta. A su vez, posibilitan la importación directa de registros presentes en otras bases de datos y soportes, brindando la capacidad de crear o modificar el control de autoridad, validando los campos con datos normalizados y aceptando cambios a nivel global a través de la utilización de relaciones semánticas y referencias cruzadas.
Gestión de colecciones
Gracias a los módulos de catalogación, los bibliotecarios pueden administrar de forma eficiente la colección de la biblioteca. Además, como los registros se organizan en una base de datos, la recuperación y seguimiento de los materiales se simplifica notablemente.
Así, es posible llevar a cabo múltiples acciones: eliminación de recursos obsoletos, comprobación de los préstamos, gestión de reservas, planificación de adquisiciones futuras… De esta manera, la colección se mantiene actualizada y ajustada a las necesidades de la comunidad.
Acceso público y búsqueda online
La información catalogada se emplea para alimentar el catálogo online de la biblioteca. Así, los usuarios pueden acceder a él a través de la web, buscar los materiales disponibles en la biblioteca, comprobar si están disponibles y realizar reservas en línea.
Xercode, sistemas de gestión para bibliotecas
Si quieres un SIGB eficiente y adaptado a las necesidades y demandas de la biblioteca, confía en Xercode. Gracias a nuestra amplia trayectoria y experiencia en el sector, podemos ofrecerte soluciones personalizadas que se ajustarán por completo a todos tus requisitos.
Contáctanos, nos encargaremos de ayudarte en todo.
