Una de las funciones principales de cualquier biblioteca es la de ofrecer información actualizada y veraz. Para ello hay que tener en cuenta, siempre, el estado de su colección y conviene conocer y optimizar la adquisición de recursos para que sea lo más eficiente posible.
Pero, ¿cómo se puede gestionar la adquisición de recursos en una biblioteca? ¿Qué factores deben tenerse en cuenta? Sigue leyendo porque te lo contamos.
Selección y adquisición de recursos en una biblioteca: dos pilares fundamentales
La gestión de la colección de una biblioteca, implica varias acciones que se complementan: la selección y la adquisición.
Selección
La selección es la parte del proceso en la que se decide qué documentos se formarán la colección. Se trata de una tarea de gran importancia en la actualidad, ya que existe una muy extensa producción bibliográfica que provoca una amplia diversificación en las demandas de los usuarios. Pero la adquisición se ve condicionada por elementos como las limitaciones de presupuesto, de espacio y de personal, que hacen que la selección sea una labor compleja para los bibliotecarios.
En función de los tipos de biblioteca la adquisición no será igual. Por ejemplo, una biblioteca universitaria buscará contenidos académicos, específicos y enfocados en satisfacer las demandas de los estudiantes, mientras que una biblioteca pública se centrará en fondos generales: literatura, manualidades, diversas ciencias y saberes…
Y, ¿cómo se hace la selección? Estas son algunas de las opciones disponibles:
- Plataformas comerciales de los proveedores.
- Boletines de sugerencias de los usuarios.
- Federación de Gremios de Editores de España.
- Ferias especializadas.
Adquisición
La adquisición de recursos en una biblioteca es el abastecimiento de la colección bibliográfica y, por tanto, está dirigida a cubrir las necesidades de los usuarios con una calidad mínima, en tiempo y forma.
Para llevar a cabo esta labor, se siguen diferentes tareas:
- Comprobación de datos bibliográficos.
- Buscar la existencia de las obras que se soliciten en el catálogo.
- Elaboración de registros bibliográficos, de diferentes proveedores y de pedido.
- Envío de las órdenes de compra a cada proveedor.
- Reclamación de posibles pedidos con retraso.
- Recepción de nuevos pedidos o cancelación.
- Tramitación de facturas.
¿Cuáles son las formas de adquisición en una biblioteca?
Para ampliar la colección de una biblioteca contamos con diferentes formas de llevar a cabo la adquisición de títulos y documentos:
La compra
Sin duda la más utilizada. Para hacerla bien hemos de tener un buen conocimiento del panorama del sector del libro. Acudiendo a ferias como LIBER, que se celebra cada año en nuestro país, podremos hacernos un mapa de editoriales, distribuidoras y librerías.
Legados, donativos y depósitos
Son unas formas de incrementar los fondos que deben verse con cautela y solo aceptarse si se adecúan a los intereses de los usuarios y si enriquecen genuinamente la colección. Una gestión eficiente también pasa por no aceptar todo lo que llega.
Canje
Consiste en el intercambio de documentos entre distintas bibliotecas. Suele hacerse mediante duplicados, lo que nos permite llegar a ejemplares agotados. Debe tenerse en cuenta que no podrán formar parte de un canje aquellos libros considerados como raros o preciosos ni tampoco los donados, dejados en depósito o legados a una biblioteca específica.
A través del depósito legal
El depósito legal obliga a editores y productores de publicaciones editadas en España a depositar en una o más bibliotecas ejemplares de las obras, independientemente del soporte que se utilice para ellas. El objetivo es recopilar y preservar el patrimonio cultural e intelectual de cada país para fines de conservación y acceso público.
Se rige por la Ley 20/2011, de 29 de julio, de depósito legal y el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea, y lo define como una institución que permite recoger ejemplares de todas las publicaciones (de cualquier tipo y soporte) con el fin de preservar el patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital y permitir el acceso al mismo con fines culturales, de investigación o de información.
Adquisiciones automáticas
En la actualidad, los SIGB (Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas) más empleados incluyen módulos que favorecen la selección y gestión de todo el flujo de compra, facilitando la facturación.
De este modo se facilita el acceso a estadísticas, se lleva un mejor control del presupuesto, se pueden realizar pedidos, hacer reclamaciones…
Todo ello contribuye a una gestión mucho más eficiente de todo el proceso de adquisición en una biblioteca dotándolo de mayor rapidez y sencillez.
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