Cada vez son más las bibliotecas que se suman a la transformación digital, para sus procesos de gestión y para preservar y conservar sus colecciones, pero también para facilitar el acceso a contenidos e información bibliográfica.
Además, la digitalización de documentos aporta otra serie de ventajas que conviene conocer y que detallamos.
10 ventajas de la digitalización de documentos para las bibliotecas
La falta de espacio, el deterioro de los registros en soportes convencionales (papel, audios, vídeos…) debido a factores como la humedad, el polvo o los ácaros, así como las complicaciones a la hora de encontrar determinados libros, son desafíos habituales para aquellos que trabajan en una biblioteca. Afortunadamente, la digitalización permite solucionar este tipo de problemas.
Pero, ¿cuáles son sus principales beneficios? Te compartimos los más importantes a continuación:
- Garantiza la preservación de la información a lo largo del tiempo, resguardándolo de posibles daños ocasionados por condiciones ambientales adversas, eventos fortuitos o el desgaste derivado del manejo y la manipulación de los registros. No hay que olvidar que muchos documentos son antiguos y su valor es incalculable.
- Optimiza el espacio de almacenamiento físico. Al transformar los documentos analógicos en formatos digitales, la información se puede guardar en dispositivos electrónicos o en la nube. Esto logra reducir la necesidad de estanterías y lugares de almacenamiento físico, liberando áreas para otros usos y ampliando la capacidad de la biblioteca sin incurrir en un constante aumento de espacio.
- La digitalización permite editar documentos de una manera sencilla, ya que los archivos resultantes son editables y pueden guardarse en formatos diversos, como .pdf o .docx, entre otros. A su vez, esto no solo aporta una mayor flexibilidad en su manejo, también asegura su utilidad a largo plazo.
- Favorece la difusión de contenidos. Los documentos se pueden compartir fácilmente y al instante a través de medios electrónicos como el email o las plataformas en línea. De esta manera, se agiliza la transmisión de conocimiento y se evita el uso de copias físicas.
- Posibilita las consultas simultáneas. Los usuarios tienen la opción de acceder a la información a la vez, sin necesidad de crear o imprimir más copias físicas, dinamizando el proceso y ahorrando costes de reproducción. Evidentemente, esto también permite la creación de bibliotecas digitales.
- Evita los desplazamientos. No es necesario trasladarse físicamente a una ubicación determinada para consultar la información. Los documentos digitalizados están ahora a un solo clic, pudiendo acceder a ellos desde cualquier lugar a través de los dispositivos electrónicos. Así, se ahorra tiempo y dinero en búsquedas y trayectos.
- Facilita el control de acceso a la información. Mediante la digitalización, es posible restringir la consulta de documentos a individuos autorizados, elevando así los niveles de seguridad. Además, también permite establecer distintos grados de privacidad según los perfiles de usuario.
- Se pueden obtener réplicas idénticas del original utilizando cualquier impresora siempre que se necesite. Sin duda, se trata de una opción que aporta comodidad y flexibilidad al proceso de reproducción de documentos.
- La digitalización facilita la creación de copias de seguridad de los documentos. De esta manera, se impide el deterioro de los registros originales, al igual que disminuyen las posibilidades de robo, pérdida ocasionada por accidente (inundaciones, incendios…) o por acto vandálico.
- Adaptación a las nuevas necesidades de la comunidad. Gracias a la digitalización es posible ofrecer nuevos servicios a los usuarios, cuyos hábitos de búsqueda se han ido moldeando y transformando desde la aparición de las nuevas herramientas tecnológicas.
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