En el mercado existen múltiples sistemas de gestión de bibliotecas orientados a lograr un desarrollo, desempeño y rendimiento óptimo de los centros, pero ¿sabes exactamente en qué consisten o cuáles son sus funcionalidades? ¿Y cómo escoger el mejor software? En este artículo tienes las respuestas a estas y otras cuestiones.
¿Qué es un sistema de gestión integral de bibliotecas?
Un sistema integrado de gestión de bibliotecas (SIGB) es una plataforma de servicios que centraliza y agiliza las diversas tareas y operativas necesarias para el buen funcionamiento de la biblioteca: adquisiciones, registro de usuarios, consultas, administración de préstamos y devoluciones, catalogación del fondo bibliográfico, etc.
Se trata de una solución que integra todo en un único sistema y, al mismo tiempo, permite que los usuarios de las bibliotecas puedan acceder a una web en la que consultar el catálogo disponible, comprobar el historial de pedidos o hacer una reserva, entre otros.
Por lo general, estas herramientas utilizan:
- Una base de datos única y relacional que se encarga de procesar las funciones del sistema.
- Diferentes aplicaciones dedicadas a la realización de tareas específicas. Están interrelacionadas entre sí y con la propia base de datos. Gracias a esto, la información que se introduce en una etapa del procedimiento puede utilizarse en otras posteriores, agilizando los trámites y evitando duplicidades.
- Una interfaz diseñada para su uso profesional (personal de la biblioteca) y otra destinada a los usuarios.
Y, ¿cuál es su origen? A nivel conceptual, los SIGB nacen en EE. UU en los años 60. Sin embargo, no es hasta finales de los 70 y principios de los 80 cuando empiezan a desarrollarse comercialmente y a evolucionar con el fin de adaptarse a entornos laborales cada vez más técnicos, usuarios más exigentes y contextos de información más complejos y amplios.
Con el paso del tiempo y las crecientes necesidades digitales, los SIGB han continuado su transformación. De hecho, ya existen modelos SaaS (Software as a Service) y novedosas funcionalidades centradas en satisfacer las nuevas demandas de las bibliotecas.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión integral de bibliotecas
Un SIGB aporta grandes beneficios a las bibliotecas. Entre ellos, destacan los siguientes:
- Mejora la rapidez y la eficiencia de todos los procesos de la biblioteca.
- Simplifica el trabajo y reduce posibles errores operativos.
- Aumenta la interacción y participación de los usuarios, ya que pueden consultar de manera telemática el catálogo, comprobar su historial o realizar reservas.
- Evita duplicidades informativas y de gestión. Pudiendo actualizar, modificar y consultar la información de forma sencilla.
- Proporciona un sistema flexible, integral y completo para que las bibliotecas administren todos los recursos de manera precisa y eficiente.
¿Qué tipos de sistemas de gestión integral de bibliotecas hay?
A grandes rasgos, podemos diferenciar entre los SIGB basados en software libre y aquellos de propietario.
- Software libre. Cualquier usuario puede usar, copiar y distribuir el programa con cualquier propósito. Asimismo, también es posible estudiar su funcionamiento, realizar mejoras y distribuir las nuevas versiones a terceros. Además, ofrece acceso sin restricciones a su código fuente. Uno de los softwares más destacados en el sector es Koha, sobre el cual se basa Xelibrary.
- Software de propietario o privativo. Su código fuente está restringido, encontrándose únicamente a disposición del desarrollador del software. Además, está protegido por copyright, por lo que no se permite ningún tipo de modificación o redistribución. Para utilizarlo, el usuario deberá pagar una licencia (que incluye las restricciones mencionadas anteriormente) a menudo, costosa.
Evidentemente, las opciones basadas en software libre son las más beneficiosas para las bibliotecas, ya que no solo proporcionan una mayor flexibilidad y personalización, también permiten un ahorro significativo de dinero al no tener que pagar las licencias.
Por ejemplo, en Xercode contamos con Xelibrary, un sistema de gestión integrado basado en Koha para que las bibliotecas dispongan de una solución actualizada y ajustada a todas sus necesidades.
En este sentido, sus ventajas son las siguientes:
- Optimiza los flujos de trabajo.
- Es un servicio en la nube (Library as a Service o LaaS).
- Incluye todos los módulos.
- Cumple los estándares y normas del sector.
- Incluye herramientas para facilitar la búsqueda y descubrimiento del catálogo y los recursos bibliotecarios.
- Posee herramientas para mejorar el catálogo y la participación con sus usuarios.
Sistemas de gestión de bibliotecas, ¿cuáles son sus funciones principales?
Un sistema integrado de gestión bibliotecaria tiene múltiples módulos y funcionalidades y, entre todas ellas, destacan las siguientes:
- Catalogación. Permite crear un registro bibliográfico, administrar los fondos de la biblioteca y llevar a cabo un seguimiento de la información relacionada con los recursos disponibles.
- Adquisiciones. Cuenta con diversas herramientas para gestionar el presupuesto de manera eficiente. Así, el software para bibliotecas ofrece la posibilidad de controlar los pagos, las facturas, las reclamaciones o las devoluciones, pero también de realizar una correcta administración de los proveedores.
- Préstamos. Un sistema de gestión para bibliotecas vincula el fondo bibliográfico con los registros de los usuarios. De esta manera, permite controlar los préstamos, supervisar las renovaciones y las devoluciones de los materiales o gestionar las sanciones.
- Gestión. Proporciona una gestión eficiente de la colección.
- Difusión de contenido. Gracias al software es posible crear y compartir información relevante de la biblioteca con los usuarios: actividades, talleres formativos, cursos…
- Estadísticas. Incluye diversos informes y métricas en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
OPAC o catálogo en línea. Este tipo de software también hace público el catálogo de la biblioteca para que los usuarios puedan buscar los títulos o materiales que les interese, reservarlos y renovarlos o incluso crear sus propias alertas.
¿Cómo escoger el mejor software de gestión de bibliotecas?
Ya conoces qué es un sistema de gestión de bibliotecas y sus principales funciones, pero ¿sabes cómo elegir el mejor software? Atento, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a tomar la decisión acertada.
Evalúa las necesidades de la biblioteca
Antes de comenzar la búsqueda, identifica las necesidades específicas de la biblioteca y los objetivos que se desean conseguir con el software. Para ello, es importante que tengas en cuenta diversos parámetros: tamaño de la biblioteca, tipos de materiales que se manejan, número de usuarios…
Después, también es aconsejable que investigues los diferentes sistemas de gestión de bibliotecas disponibles en el mercado y analices en detalle sus funcionalidades y características, imprescindible si quieres hacerte con una herramienta 100% adaptada a los requerimientos del centro.
Facilidad de uso
Antes de apostar por un software, conviene que te asegures de que la herramienta escogida tiene una curva de aprendizaje sencilla para que el personal pueda empezar a utilizar su interfaz y funcionalidades cuanto antes.
Proveedor de confianza y servicio técnico
Sobre la provisión del servicio por parte del proveedor, debes comprobar que la empresa proveedora proporcione un soporte técnico de calidad, tal y como ofrece Xercode. De esta manera, la resolución de dudas será mucho más rápida y eficiente.
Además, siempre que sea posible, solicita que te enseñen su funcionamiento a través de una demo.
Xercode, sistemas de gestión de bibliotecas
Si buscas un software para tu biblioteca, confía en Xercode. Con una amplia trayectoria en el sector, te ofrecemos soluciones innovadoras y personalizadas que se ajustarán por completo a los requisitos de la biblioteca.
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