Tenemos el placer de hablar con José Luis Carpintero, archivero y bibliotecario del Archivo de la Diputación de Pontevedra, sobre las particularidades, objetivos y retos de futuro del archivo, cuyos fondos son un reflejo de la historia y el desarrollo de Pontevedra.
¿Qué papel desempeñan los archivos para la sociedad? En concreto, los archivos de las Diputaciones
Los archivos son administración, cultura, investigación, ocio, comunidad y memoria. Garantizar y contribuir al funcionamiento administrativo es tarea básica, pero también la conservación del patrimonio cultural, la información, la formación, la cultura, y el ocio. Todo ello es, y ha sido, tarea prioritaria para el Servicio de Patrimonio Documental de la Diputación de Pontevedra.
El Archivo por definición pretende reunir, conservar y servir la documentación que ha generado la propia Diputación y los centros heredados, instituciones colaboradoras, organismos autónomos, fondos recibidos o adquiridos por causalidad diversa, siempre dentro y en relación con el territorio provincial.
Desde 1981, de forma pionera en nuestro país, se ha asumido en esta Diputación, con diferente gradualidad e intensidad, pero de forma insistente y permanente, la asistencia técnica en materia de patrimonio documental a las diferentes entidades y organismos de la provincia. Garantizar la conservación de su patrimonio, favorecer su organización y tratamiento técnico normalizado e interoperable, así como estimular su difusión, conocimiento y utilidad, ha sido una constante.
Los medios y fórmulas han sido múltiples y han ido evolucionando a lo largo de los años, buscando siempre la mejora, la calidad técnica y la eficacia. Siempre hemos recibido el apoyo de otras administraciones y el afecto y agradecimiento de nuestros usuarios, ciudadanos, organismos o administraciones, lo que garantizó la continuidad en el trabajo a lo largo de varias décadas.
Pero, como dijimos, nuestro Archivo está integrado en un Servicio administrativo más amplio, con una concepción global del patrimonio cultural, con actuaciones específicas permanentes no sólo en lo relativo al patrimonio documental, sino también en el bibliográfico e inmaterial y en esta última etapa, el etnográfico y arquitectónico. A ello, hay que sumar una completa Biblioteca y Hemeroteca con un fondo gráfico múltiple; una colección cartográfica provincial completísima, que permite visualizar la evolución del territorio y su conocimiento.
Es importante mencionar nuestro Servicio es la labor editorial de la Diputación, tanto en forma de publicaciones editas directamente como en obras subvencionadas en distintas vías y fórmulas. Además, se nos asignan recientemente la gestión de actuaciones relacionadas de forma genérica con el patrimonio etnográfico, inmaterial y arquitectónico o la memoria histórica, que se plasma en diferentes actuaciones.
¿Qué acciones ha realizado la Diputación de Pontevedra en relación a la gestión, acceso, conservación y preservación?
La Diputación de Pontevedra mantiene desde el último tercio del siglo pasado una persistente actuación dirigida a la conservación de su patrimonio documental y bibliográfico, dentro de una amplia programación cultural que por momentos llegó a alcanzar niveles de especial relieve.
Destacar en este sentido la implicación de los sucesivos presidentes y cargos públicos y de manera especial el trabajo, la dedicación y la persistencia de Miguel Pereira Figueroa, archivero-bibliotecario entre 1977 e 2014; bajo su dirección y coordinación, no siempre en las mejores condiciones laborales o ambientales, un animoso y formado equipo (más de quinientos elementos humanos en diferentes períodos, implicaciones y dedicación, muchos de ellos a día de hoy integrantes de las plantillas de diferentes archivos o bibliotecas gallegas y nacionales) que con su aportación han derivado en la realidad actual.
Desde hace muchas décadas el Archivo-Biblioteca ostenta la cualificación de Servicio administrativo, con presupuesto y plantilla de personal específica, en continuo crecimiento adaptado a la progresiva asunción de servicios y actuaciones, siendo tanto el factor humano como la disposición de medios económicos relativamente importantes de forma sostenida el principal motor de las mismas.
Todo ello nos ha permitido y permite actuaciones permanentes de asistencia técnica, organización y descripción de archivos de municipios. entidades locales menores, juzgados de paz y un buen número de actuaciones en archivos familiares, de asociaciones y organismos diversos.
También supuso acometer un ambicioso proyecto de digitalización de fondos sonoros, audiovisuales, gráficos, cartográficos, bibliográficos y documentales que ha consumido infinidad de esfuerzos, pero ha conllevado avanzar extraordinariamente en la conservación y sobre todo en la difusión y conocimiento de nuestro patrimonio cultural, uno de los principales motores de nuestro trabajo.
Pero sobre todo la presencia de medios humanos y materiales garantiza avanzar en el tratamiento técnico normalizado e interoperable, en la modernización del resultado y en la optimización de su uso. En este sentido la implantación generalizada de herramientas de software libre (AtoM y Koha) facilitadas a todas las instituciones que lo precisen para los diferentes procesos técnicos y la centralización de su difusión, han permitido dar verdadero sentido a años y años de esfuerzos de conservación, organización, descripción y catalogación de nuestro patrimonio documental y bibliográfico.
Fondo Marqueses de Leis
Executoria de fidalguía que litigaron Diego Rajo e seu fillo, Alonso Rajo. Data: 1513, xuño, 27. Valladolid. Real Chancillería. ES.GA.36038.ADPO.21.-1.-31.761/28
Los fondos ¿Cuáles pueden ser los más destacados? ¿Qué características tienen?
En lo relativo al patrimonio documental el principal fondo documental deriva de la actividad y funciones de la Diputación de Pontevedra; en paralelo se conserva la documentación de instituciones desaparecidas cuyo ámbito competencial se heredó u otras por cesión o depósito.
Por diferentes vías hemos sumado un rico patrimonio documental familiar, relacionado con la provincia y de diferentes organismos, asociaciones e instituciones que completan unos contenidos sobre los que desarrollamos procesos de organización y difusión a lo largo de los años.
Cabe señalar que disponemos de una completa Biblioteca de la Diputación, destinada preferentemente a fondos gallegos y relacionados con la provincia que cuenta con una importante colección debidamente organizada, catalogada y con materiales de diversa tipología y formato: monografías; una importante hemeroteca con cerca del millar de revistas y publicaciones locales con acceso a su detalle y contenido; una sección audiovisual destinada a conservar, organizar y difundir en material gráfico, sonoro y audiovisual relacionado con la provincia y su entorno cultural y geográfico; una importante colección de fondos cartográficos custodiados y una sucursal de la Casa del Mapa del Instituto Geográfico Nacional, fruto de un convenio establecido con esta institución estatal.
Todos los fondos tienen su valía, sobre todo en centros como el nuestro que acoge una amplia muestra de usuarios de todo tipo y condición, y con necesidades diversas. El tópico de que la administración local es la más próxima al ciudadano y la que va a resolver sus cuestiones más perentorias, alcanza en el archivo su imagenmás genuina. Es por ello que la valoración documental es importante; conservar es importante; describir y catalogar para tener información eficaz es importante, y en eso estamos.
¿Cuáles son los retos más importantes a nivel técnico, institucional y cultural que tienen a día de hoy los archivos locales, en general, y el de Diputación de Pontevedra en particular?
A día de hoy el reto –así lo siento- pasa por la pervivencia. A la tradicional falta de personal técnico, en la mayor parte de los archivos municipales, hay que sumar la falta de planificación archivística eficiente en la mayor parte de los municipios y diputaciones.
Además, se ha unido la irrupción de la administración electrónica sin la planificación oportuna, sin el tratamiento necesario, sin el mínimo interés por la fase de archivo histórico, por la conservación definitiva y accesibilidad futura.
Vamos muy a remolque de la situación y desde luego sin la posibilidad de aportación desde los archivos pese a levantar la mano en no pocas ocasiones. Ello ha generado ya casi una década de producción mixta, de tramitación ambigua, de falta de planificación que nos está llevando a un problema irresoluble o de muy difícil solución… A nivel municipal estamos empezando a encarar el problema, pero falta casi todo por hacer.
¿Qué papel ha jugado el Archivo de Diputación de Pontevedra durante el confinamiento? ¿Qué impacto puede tener en un futuro la digitalización de la Diputación de Pontevedra y sus fondos?
Tras un largo período de indefinición y de recelo por parte de los estamentos políticos y administrativos sobre la fórmula e idoneidad de la disfusión de nuestro patrimonio en la web, a finales de 2019, gracias a la implicación de la diputada de Patrimonio, Maria Ortega, conseguimos viera la luz el portal Atopo.
Para nosotros ha sido la plasmación efectiva de una serie de proyectos y actuaciones iniciadas casi una década antes, con infinidad de esfuerzos, ilusiones, sinsabores, errores y aciertos que nos ha permitido ofrecer a los ciudadanos, aunque de forma parcial, nuestros fondos y los de un importante número de instituciones de la provincia. Sin restricciones de horarios y acceso a instalaciones.
El proyecto de digitalización favorece la conservación y el acceso a los documentos. La información de cientos de miles de documentos que forman parte del patrimonio documental de la provincia, permite la consulta directa, ser descargados y usados con la calma y dedicación que precisa la labor investigadora.
Las cifras de uso, el auge las consultas e interacción directa ha sido exponencial a lo largo de este complicado 2020, y ha favorecido la posibilidad de mantener un alto nivel de actividad en nuestro centro en esta etapa complicada.
¿Qué ha significado la digitalización del Archivo para la Diputación de Pontevedra? ¿Cuál es tu perspectiva sobre el estado de los archivos ante el cambio tecnológico y social?
La digitalización nos ha aportado sobre todo modernidad y normalización. Todo ello redunda en mayor y mejor servicio, tanto a nuestras administraciones como a nuestros ciudadanos.
Supone mejorar en la conservación y sobre todo en la accesibilidad, referida a un variado muestrario de soportes, algunos de ellos ya de muy difícil reproducción, especialmente en fondos audiovisuales o sonoros.
Para ello, ha requerido de una minuciosa planificación y un esfuerzo normalizador en las descripciones y catalogaciones, en el tratamiento técnico de los fondos, a la par que acometer actuaciones de revisión, modificación de criterios, etc.
El resultado, pese a algunas deficiencias, nos ha permitido ofrecer directamente, en nuestro centro y desde el primer momento, más de doce millones de imágenes correspondientes a ciento de miles de documentos: Boletín Oficial de la Provincia de Pontevedra, toda la producción bibliográfica de la Diputación a lo largo de su existencia, la documentación del Museo de Pontevedra con sus colecciones de prensa histórica, decenas miles de fotografías, todo el fondo sonoro a nivel de trac y de todo tipo de soportes, fondos audiovisuales y cartográficos, manuscritos o partitura.
Además, nos está permitiendo ofrece a través de Atopo el acceso a la información, y en su caso a la digitalización, de todo aquello que se considera público en base a una Instrucción emanada de la Presidencia, elaborada por los servicios jurídicos y con el aval de la Agencia de Protección de datos que regula aquello que debe ser protegido temporalmente tanto por sus datos personales como por cuestiones derivadas da la propiedad intelectual y los derechos de autor.
Atopo, ¿Qué ha supuesto y cuál es su futuro? ¿Tenéis pensado alguna futura estrategia más de puesta en valor? ¿Podrías concretarnos el acceso o búsquedas que ha tenido desde la digitalización y cómo está siendo la tendencia?
Atopo ha supuesto culminar el proceso de rediseño y modernización de las herramientas que por decisión de la propia Diputación debían ofrecerse a los ciudadanos en un único punto de consulta, de forma clara y eficaz.
A partir de Vufind se desarrolló un portal único para fondos documentales y bibliográficos, que recoge la información de las instituciones que usan Koha y Atom, 134 en la actualidad pero que podrán ser más, está abierto a cualquiera otra entidad provincial. Como planteamiento novedoso implicó un importante desarrollo que nos permitiera mantener la especificidad del tratamiento es los diferentes fondos, mantener la contextualidad del patrimonio documental, reconociera la especificidad de la catalogación de los diferentes materiales y garantizara la simplicidad para el usuario.
La necesidad de seguir mejorando se centra en la lograr la compatibilidad con Galiciana y la interoperabilidad, para poder compartir resultados o lograr la integración cómoda y efectiva de nuevas instituciones en esta vía de difusión provincial.
Todo esto se verá completado por la puesta en funcionamiento de nuestra nueva web, algo pendiente en esta última década, que está a punto de ver la luz y que permitirá complementar la información de Atopo, plantear nuevas actividades y usos para la información; además de nuevas fórmulas de difusión mejorando la aportación de novedades, el uso de redes sociales, la puesta en valor del fondo audiovisual y el acceso a las catalogaciones y descripciones de Koha y Atom.
En concreto en lo relativo al patrimonio documental, permitirá al usuario navegar por la información de las diferentes instituciones y los niveles intelectuales del cuadro de clasificación; Atopo recogerá la información pública de las unidades documentales simples o compuestas. Con ello se ofrecerá de forma completa e integra la realidad documental de la provincia.
¿Qué objetivos de futuro tiene el Archivo? ¿Cómo crees que será su evolución?
Nuestro reto es afrontar la nueva realidad documental y las nuevas formas de producción. Vemos problemas graves a la hora de concebir procedimientos y normalizar la actividad administrativa en estos nuevos tiempos debido a una serie de carencias que lastran el resultado a obtener, y nuestra labor futura.
En nuestro caso casi nada está definido, que sepamos, a nivel práctico- que no teórico- para garantizar la accesibilidad y la conservación; no se ha tenido en cuenta la clasificación, la definición de los metadatos, la normalización de los contenidos; carecemos por lo tanto de herramientas para el archivo electrónico único; no hay valoración de trámites y procedimientos estandarizados.
En fin estamos, o al menos así nos vemos en ese caos inicial, diez o doce años después; en todo caso el interés de que participemos en ello, por parte de la administración, siempre ha sido nulo.
No nos preocupa de forma concreta el tratamiento y conservación de lo producido o depositado en nuestro Archivo hasta la fecha ni su tratamiento futuro; esto es algo que vemos garantizado … no tanto en los ayuntamientos que carecen de personal y medios que con el paso del tiempo pudieran ir perdiendo el interés o la necesidad de mantener conservado y vivo su producción documental, la mayor parte ya carente de todo valor administrativo o judicial. Quizás la solución vendrá de la centralización en centros de investigación, no tanto de una ingente digitalización inasumible por su coste, organización, tamaño, operatividad y utilidad.
Estamos implicados actualmente en el proyecto de implementación del módulo de archivo y cuadro de clasificación en el gestor documental usado en la práctica totalidad de los municipios de la provincia que garantizará un mismo tratamiento en todos ellos e resolverá un debe importante hasta la fecha.
Esto nos ha obligado a la propuesta de un cuadro de clasificación funcional, único para la totalidad del fondo municipal y suponemos implicara seguidamente la unificación del mismo criterio para la documentación en papel, modificando el actual criterio orgánico-funcional. Un proceso similar habrá que desarrollar en nuestro propio Archivo de forma inminente esperamos.
¿Y en relación a los archivos municipales?
Una de las cuestiones paralizadas, debido a la realidad sociosanitaria y algún otro imprevisto; es la asistencia permanente a los archivos municipales, en los que queda pendiente rematar el ciclo de archivo producido en papel una vez que la administración electrónica ya se ha establecido en la mayor parte de las administraciones de forma plena.
Estamos implicados actualmente, en el proyecto de implementación del módulo de archivo y cuadro de clasificación del gestor documental usado en la práctica totalidad de los municipios de la provincia; que garantizará un mismo tratamiento en todos ellos e resolverá un debe importante hasta la fecha.
Esto nos ha obligado a la propuesta de un cuadro de clasificación funcional, único para la totalidad del fondo municipal, y que supondrá la unificación del mismo criterio para la documentación en papel, modificando el actual criterio orgánico-funcional.
Junto a ello, continuar con la digitalización de fondos, ya de forma específica y puntual, teniendo en cuenta los medios técnicos e informáticos de los que dispone la Diputación.
Fondo Deputación Pontevedra
Proxecto e planos do Pazo provincial. Arquitecto: Alejandro e Domingo Rodríguez Sesmero. Sinaturas orixinais .Data: 1882 ES.GA.36038.ADPO.1-3.1.1.-368/5
¿Qué destacaría del servicio de Xercode?
Tenemos una relación directa en los últimos años, unos cuantos ya. Son responsables del desarrollo de nuestras herramientas de trabajo y de su evolución y desarrollo; y continuamos implicados porque siempre hay un margen de mejora y van surgiendo nuevas necesidades.
Cierto es que son nuestros servicios informáticos los que filtran y canalizan nuestra relación; y somos conscientes de que la evolución que hemos seguido desde los inicios de nuestro tratamiento informático de la información allá por 1994, no hubiera sido posible sin el caudal humano, operativo y técnico que nos han aportado.
- Nuestro desarrollo de AtoM, con sus diferentes funcionalidades y características, está permitiendo sin substanciales percances en tratamiento documental de la mayor parte de las instituciones públicas de la provincia.
- La pervivencia de Koha parece regularizada e incluso estandarizada ya a nivel gallego, y nuevas propuestas de tratamiento y descripción auguran evoluciones en el corto o medio plazo que requerirán de nuestra atención.
- El portal Atopo.depo.gal que ofrece la información de estas dos herramientas en una fórmula que prima la sencillez y facilidad de uso, en fase de mejora continua e intentando salvar la dificultad técnica de ofrecer diferentes tipos de materiales y sus contenidos a los usuarios, labor en la que seguimos y nos ocupa tiempo y recursos.
En lo relativo a la producción documental la gestión electrónica presupone todavía un futuro incierto y por desarrollar. El archivo electrónico único presupone la aparición de soluciones latentes, pero no definidas plenamente que derivan en el uso de Atom para documentación en papel y la pretensión futura, de ser posible, pueda contribuir en la difusión documental independientemente del soporte en aquellos caos que se permita técnica y legalmente.
Muchas gracias, José Luis, por tu tiempo y dedicación.
Fotografías: Archivo de la Diputación de Pontevedra
